Signaler une absence
Il faut environ une minute pour signaler une absence. Vous aurez besoin du nom du professeur, du motif, de la date et des heures concernées.
Pas à pas
Ouvrez la fiche du professeur
Tapez Ctrl + K, puis deux lettres de son nom, et ouvrez sa fiche. Voir Rechercher une personne.
Cliquez sur l'onglet « Présences »
La section Signaler une absence ou un retard s'affiche. Le bouton Absence est sélectionné par défaut.
Choisissez le motif et la solution par défaut
- Motif d'absence : la raison (Professeur en maladie, en formation, en réunion…).
- Solution par défaut : ce que feront les classes dans la plupart des cas (Étude, Retour à domicile…). Vous pourrez l'ajuster classe par classe à l'étape suivante.
Besoin d'aide pour choisir ? Voir Motifs et solutions.
Indiquez la date
Le champ Date de l'absence contient la date du jour. Changez-la si l'absence est prévue pour un autre jour.
Cochez les heures
Cochez les heures d'absence (de 1 à 9), ou Toute la journée pour tout cocher d'un coup.
Cliquez sur « Suivant »
L'écran Impact de l'absence s'ouvre.
Vérifier l'impact et valider
L'écran Impact de l'absence montre, pour chaque jour puis pour chaque heure, les classes qui devaient avoir cours avec ce professeur : le nom de la classe, le local (badge gris) et le cours.
Vérifiez la solution de chaque classe
Chaque classe a une liste Solution, pré-remplie avec la solution par défaut. Changez-la si une classe a une solution différente (par exemple un remplacement prévu pour une seule classe).
Cliquez sur « Valider »
Le bouton se trouve dans le bandeau bleu en haut. Annuler revient à la fiche sans rien enregistrer.
Le Résumé de l'absence s'affiche ensuite : un tableau avec la classe, l'heure, le jour, le motif, la solution et le local de chaque ligne enregistrée. Une ligne encodée par erreur ? Cliquez sur la corbeille rouge au bout de la ligne. Cliquez sur Fermer pour revenir à la fiche.
Une absence sur plusieurs jours
Cochez « Cette absence concerne plusieurs jours »
Sous la date. Le bloc Jours supplémentaires apparaît.
Ajoutez les jours
Deux façons, que vous pouvez combiner :
- Ajouter un jour : ajoute une ligne de date à compléter, pour des jours isolés ;
- Du… au… puis Ajouter la plage : ajoute tous les jours d'une période d'un coup.
Les jours sans cours (week-ends…) sont ignorés automatiquement. Retirez un jour précis de la liste (un jour férié, par exemple) avant de continuer.
Cochez les heures et cliquez sur « Suivant »
Les heures cochées s'appliquent à tous les jours de la liste. L'écran d'impact présente alors chaque jour séparément.
Si un message s'affiche
| Message | Ce qu'il signifie | Que faire |
|---|---|---|
| Aucune heure sélectionnée. | Aucune case d'heure n'est cochée. | Cochez au moins une heure ou « Toute la journée ». |
| Pas de classes impactées le… et aux heures sélectionnées selon l'horaire. | Le professeur n'a pas cours aux heures et dates choisies. | Vérifiez la date et les heures dans son onglet Horaire. |
| … créneau(x) ignoré(s) car déjà signalé(s) précédemment. | Certaines heures étaient déjà encodées. | Rien : les doublons ne sont pas enregistrés une deuxième fois. |